Stævneplanneren til HIK

Frivillig idræt kører på voksne, der har et job ved siden af. Mig selv inklusive. Det meste lykkes, men én ting går igen: vi opdager et stævne, når det er for sent at melde til. Så er det pigerne, der ikke kommer med. Det frustrerer mig.

Viljen er der. Overblikket mangler. Stævnerne ligger spredt på ProCup, DGI, HåndOffice, Cup Manager og klubbernes egne sider, og nogle invitationer kommer kun på mail. Ingen af os havde det samlede billede, og slet ikke i god tid.

Så jeg byggede det.

Fristen er den forkerte dato

Det første, tallene viste, var, at vi kiggede på den forkerte dato. En invitation har en frist, og for et stævne i september ligger den typisk i august. Men Hedeboturneringen var udsolgt 23. april i år, 14 dage efter tilmeldingen åbnede. Albertslund Cup var udsolgt samme dag, den åbnede. Hedebo blev udsolgt før fristen, og vi endte med at måtte trække vores U11-A-hold.

Derfor er den vigtigste dato i planneren den dag, tilmeldingen åbner.

Fra liste til værktøj

Første udgave var en liste over stævner med datoer, frister og priser. Den løste det problem, jeg startede med. Så kom de næste. Kampene ligger i DanskHåndbolds kampprogram, træningerne i Holdsport, hallernes lukkedage i et regneark i trænergruppen på Facebook og reglerne i PDF'er hos forbundet. Hver træner skal selv holde det hele sammen, og det er dér, det går galt.

Nu henter planneren det hele ind ét sted og holder det op mod hinanden. Står en kamp ét sted og ikke et andet, eller ligger en træning i en hal, der er lukket, så siger den til.

Sådan hænger det sammen

Hver oplysning har en status. Bekræftet betyder, at den står hos arrangøren eller i vores egen korrespondance. Estimeret betyder, at den er regnet ud fra tidligere år. Hedebo har ligget i uge 38 otte år i træk, så næste års dato står i kalenderen, før invitationen er ude.

Overblikket for årgangen

Man vælger sin årgang, og så starter forsiden der. Øverst står klubturene, så man kan se, hvilke weekender der er taget. Så kommer næste kampdag med haller og første mødetid, og derefter det, I skal tage stilling til: hvad der åbner, og hvad der har frist. Længere nede står årets plan, hvordan årgangen spiller, og en årskalender med ferier og lukkede haller.

Hvert stævne har sin egen side med næste udgave, pris med og uden overnatning, køretid fra Maglen og hvilke klubber der plejer at komme. Stævner kan sammenlignes side om side, og ligger flere i samme uge, står de som ét valg. Hedebo, Rudersdal og Næstved ligger samme weekend hvert år. Man kan kun tage ét af dem.

Én plan for hele årgangen

Planen er fælles for årgangen. Logger man ind, ser alle trænere på årgangen den samme plan, og det, én træner melder, kan de andre se. Hvert stævne står som overvejer, tilmeldt eller klubtur, med navnet på den, der meldte det. Klubturene står der af sig selv.

Planen viser åbninger, frister og stævnedage på én tidslinje, og hver frist har en rolle på: holdleder, kassér, trænerteam eller klubkoordinator. Den siger til, hvis to stævner ligger oven i hinanden, eller hvis et stævne rammer en klubtur, og den regner en anslået pris pr. spiller ud for hele året.

Planen kan hentes som kalenderfil (.ics) og lægges ind i den kalender, man i forvejen bruger. Åbninger, frister og stævnedage kommer ind som heldagsbegivenheder med et link til stævnet. Er en dato estimeret, står det i begivenheden, så ingen melder til på et gæt.

Man logger ind med sin mailadresse og får et link på mail. Der er ingen adgangskode. Bruger man den mail, der står i Holdsport, kender siden ens årgang med det samme. Alt kan læses uden login.

Kampe og træninger

Kampe-siden har alle HIK-holds kampe fra DanskHåndbolds kampprogram, 41 hold i alt. Ved hver kamp står række, pulje, hal og mødetid, og hvad begge hold spiller i. Modstandernes trøjer kommer fra DanskHåndbolds foreningsregister og er tjekket mod klubbernes webshops. Hjemme spiller vi altid hvidt. Ude spiller vi blåt, hvis modstanderen har en lys trøje. Mødetiden har vi kun for de hold, hvor vi har kalenderen fra Holdsport. For de andre hold står den kun i Holdsport.

Kampprogrammet er facit for dag, tid og hal. Holdsport er det, forældrene kigger i. Hver morgen holder planneren de to op mod hinanden, og står en kamp forskelligt de to steder eller mangler den i Holdsport, så kommer den frem. Da jeg skrev det her, gjaldt det 36 kampe.

Hallernes lukkedage kender Holdsport ikke. Så står træningen der som normalt, og spillerne møder op til en lukket hal. Nu holder planneren træningerne op mod lukkedagene, skoleferierne og årgangens stævnedage og siger til i god tid. En træner kan selv sætte holdets kalenderlink fra Holdsport ind, og en side viser hvordan. Vi gemmer kun tid, sted og hvad aktiviteten hedder. Ingen navne på spillere eller forældre.

Reglerne, en årgang ad gangen

Reglerne skifter fra årgang til årgang, og mere end man tror. På U11 er mandsopdækning og helbanepres forbudt, og der spilles på kortbane. På U13 er det hel bane, og man må presse på hele banen. Den slags skal en ny træner vide, før holdet står i hallen.

Regler-siden har en fane pr. årgang. Banen er tegnet op med mål, og bold, spilletid, holdkort og hvem der dømmer står for sig. Årgangene ved siden af er tegnet i samme målestok, så man kan se springet, og de fejl, man oftest laver, har deres egen boks. Tallene kommer fra DanskHåndbolds regelark og DanskHåndbold Østs propositioner.

Ved siden af ligger Godt at vide med det, der er ens hvert år, og en ordliste med 44 ord. Række, pulje, ombrydning, indslusning og resten af det, en ny træner ikke kan vide.

Spørg med dine egne ord

Søgefeltet sidder øverst på hver side. Man skriver spørgsmålet, som man ville sige det. Basen finder de stykker, der passer, i reglerne, i Godt at vide, i ordlisten, i stævnerne, i trøjefarverne og i de spørgsmål, vi selv står med. En sprogmodel skriver et kort svar ud fra de stykker og kun dem, og hver oplysning har et nummer, der peger på kilden.

Står svaret ikke i basen, siger den det. Den gætter ikke, og spørgsmålet bliver gemt, så hullet kan lukkes. Modellen kører via OpenRouter med én model som førstevalg og to andre som reserve. Svarer ingen af dem, får man kilderne direkte.

Besked på mail

Et overblik hjælper kun, hvis nogen kigger på det. Derfor kan man skrive sig op til stævnenyheder. Man vælger årgang, og hvor tit man vil have mail: med det samme, én gang om ugen, én gang om måneden eller kun når klubben beslutter noget. Man kan også skære fra, så man kun hører om dagsture, stævner for nye hold eller stævner inden for en bestemt køretid fra hallen.

Mailen bliver bygget hver morgen, og hver abonnent får kun det, der er sket siden sidst. For stævnerne i årgangens plan kommer der besked en uge før tilmeldingen åbner og på selve dagen. Har I ikke meldt til, kommer der også besked 14 dage, tre dage og en dag før fristen. Det, der haster, kommer med det samme, uanset hvor tit man har valgt at få mail. Stævner, der plejer at blive udsolgt hurtigt, får besked, selvom de ikke står i planen.

Ligger flere stævner i samme uge, står de som ét valg i mailen, og har klubben valgt, står kun det ene. Mailen tager også kampe, der ikke står ens, og træninger i en lukket hal med. Knappen åbner stævnets egen tilmelding. Planneren melder aldrig til noget selv. Mailene sendes via Resend, man bekræfter sin tilmelding på mail, og der er et afmeld-link i hver mail.

Den holder sig selv ved lige

En oversigt, der ikke bliver opdateret, er værre end ingen. Derfor kører det meste af sig selv. Hver morgen hentes kalenderne, og mailene bliver sendt. Hver mandag morgen kører en agent, der er bygget på en sprogmodel. Den starter med de stævner, hvor der ikke er en kommende udgave, og leder efter næste års datoer hos arrangøren, på ProCup og cups.nu. DGI lægger først et stævnes side op, når tilmeldingen åbner, og fristerne følger ikke noget mønster, så DGI-stævnerne bliver tjekket ét for ét hver uge. Agenten slår også trøjefarver op for nye modstandere og finder de rigtige tilmeldingslinks.

Hvert fund bliver skrevet ned med kilde, adresse, et kort citat og hvor sikkert det er, og basen bliver kun rettet, når fundet er sikkert. Til sidst leder agenten efter nye stævner for U9 til U15 i Østdanmark og Skåne og lægger dem ind med en kilde, der bliver holdt øje med fremover. Den skriver ingen mails og melder ikke til noget. Den slutter med en kort opsummering til mig af, hvad den fandt og rettede, og hvad jeg selv skal tage mig af.

Alle kan foreslå en rettelse på et stævnes side. Forslagene bliver gennemgået, og når en estimeret dato bliver bekræftet, rettes tidslinjen, planerne og mailene med det samme.

Det jeg tager med

Som med madplanen tog det længere tid at få de erfarne holdlederes viden ned på skrift end at bygge siden. Hedebo er udsolgt få uger efter, at tilmeldingen åbner, selvom fristen i invitationen først er i august. Albertslund tager kun to hold pr. klub i hver række. Stævner efter 1. maj bruger de nye årgange.

Det stod ingen steder. Man skulle spørge den rigtige. Nu kan den næste træner slå det op.

Artiklen viser status i oktober 2026. Tallene og skærmbillederne her er et øjebliksbillede.